ADMINISTRASI KELOMPOK TANI Oleh : BP3K KISMO MULYO administrasi kelompok menyangkut tentang semua kegiatan yang dilakukan pada suatu organisasi.Kelompok KELOMPOK TANI : adalah kumpulan orang-orang lebih dari satu yang m empunyai tujuan yang sama. Kelompok : adalah kumpulan orang-orang yang tumbuh berdasarkan keakraban, keserasian serta kesamaan kepentingan dalam memanfaatkan sumberdaya pertanian untuk bekerjasama meningkatkan produktivitas usahataninya dan kesejahteraan anggotanya. Perangkat Administrasi yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok. Selain aturan kelompok, setiap kelompok harus mempunyai Buku-Buku Administrasi kelompok yang dicatat secara tertib oleh Pengurus Kelompok ataupun anggota yang ditugasi untuk itu. Kelengkapan Administrasi merupakan bagian dari bentuk pengawasan. KELENGKAPAN ADMINISTRASI KELOMPOK TANI MELIPUTI :1. Buku Daftar Anggota2. Buku Tamu3. Buku Notulen Rapat4. Buku Kegiatan kelompok5. Buku Rencana Kerja Kelompok (RDK/RDKK))6. Buku Kas7. Buku Pemilikan Lahan Usahatani8. Buku Catatan Inventaris kelompok (harta)9. Buku Agenda10. Buku Expedisi 1. Buku Daftar Anggota Buku Daftar Anggota adalah Dokumen tertulis yang berisi tentang Biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui Nama-nama anggota, jumlah dan perkembangannya. No. Nama Jabatan dalam kelompok Umur/Thn Tingkat Pendidikan NO. KTP Ket1.2.3.4.5.dst Ket : Nomor yang diberikan kepada setiap anggota pada saat menjadi anggota kelompok. Diisi sesuai dengan urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi anggota kelompok. Bantul, 2015 PENGURUS KELOMPOK TANIHARAPAN BERSAMA KETUA SEKRETARIS (…………………….. (………………………..) 2. Buku Tamu Buku Tamu adalah Dokumen yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke kelompok. Buku ini juga bermanfaat untuk mengetahui sejauhmana perhatian dan bimbingan atau saran-saran yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan. Buku Tamu diisi setiap kali ada pihak dari luar kelompok yang datang untuk suatu keperluan. Daftar kolomnya dapat berupa :No. Hari/Tanggal Nama Instansi/Jabatan Maksud Kesan-kesan/Saran Tanda Tangan 3. Buku Notulen Rapat Buku Notulen Rapat adalah Catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok. baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota. Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah dibicarakan dalam pertemuan/rapat. Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalaman yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan/kegagalan serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya. Bagi pihak luar catatan ini juga bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan didalam kelompok sehingga membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya. FORMAT NOTULEN RAPAT Nama Kegiatan ; Rapat persiapan turun sawahHari/Tanggal : Selasa, 22 Januari 2013Materi Pembahasan : Rencana Pembersihan saluran air / irigasiPimpinan Rapat : Ismail (Ketua Kelompok)Peserta : 25 OrangNara Sumber : Adi Ritno (Ketua Kelompok Mahasiswa KKN) Kesimpulan : 1. Pembersihan saluran irigasi dilaksanakan pada hari minggu tanggal 27 Januari 2013.2. Pembersihan saluran irigasi sepanjang 250 m3. 4. 5. 6. Bantul, 22 Januari 2013 PENGURUS KELOMPOK TANIHARAPAN BARU KETUA SEKRETARIS ( ……………….. ) ( …………………… ) MENGETAHUIPPL ( ……………………….. ) Keterangan : Daftar hadir dilampirkan. 4. Buku Kegiatan Kelompok Buku kegiatan kelompok adalah buku yang berisi catatan tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok. Misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok dan sebagainya. Catatan tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki. FORMAT BUKU KEGIATAN KELOMPOK NO Hari/Tgl JenisKegiatan Lamanya B i a y a Hasil Rp. Sumber Biaya 1.2.3.4.5. dst Bantul, 22 Januari 2015 PENGURUS KELOMPOK TANIHARAPAN BARU KETUA SEKRETARIS ( ……………….. ) ( …………………… ) 5. Buku Kas Buku Kas adalah berisi tentang catatan yang dilakukan kelompok yang berkaitan dengan aliran dana yang diterima maupun yang dikeluarkan. Selain catatan aliran dana, juga berisi catatan tentang kegiatan-kegiatan yang dibiayai dari dana tersebut. FORMAT BUKU KAS No? Tanggal ? Uraian? Penerimaan? Pengeluaran ?Saldo1.2.3.4.5.dst Pada hari ini, kamis tanggal tiga puluh satu Januari Tahun Dua Ribu tiga belas, Buku Kas ditutup dengan keadaan Saldo kas sebagai berikut :a. Saldo Bank ; Rp. ………….b. Saldo Kas : Rp. ……….. Jumlah : Rp. ………… Mengetahui, K e t u a Bendahara ( ………………. ) ( ………………… ) 6. Buku Catatan Inventaris Kelompok Buku catatan inventaris kelompok adalah berisi tentang Aset-aset atau harta kekayaan yang dimiliki oleh kelompok. No ?Jenis Barang? Merek? Tahun di Produksi ?Keadaan barang? Jumlah ?Ket. Baik Tdk baik 1.2.3.4.5.dst Bantul, Januari 2015 PENGURUS KELOMPOK TANIHARAPAN BARU KETUA SEKRETARIS ( ……………….. ) ( …………………… ) 7. Buku Pemilikan Lahan Usahatani Buku ini bertujuan untuk mengetahui kepemilikan lahan usahatani anggota kelompok. NO ?N A M A ?JABATAN ?LUAS LAHAN? JENIS USAHA ?KET1.2.3.4.5.6.7.dst Bantul, Januari 2016 PENGURUS KELOMPOK TANIHARAPAN BARU KETUA SEKRETARIS ( ……………….. ) ( …………………… ) 8. Buku Agenda Buku Agenda berisi tentang pencatatan surat masuk maupun surat keluar. FORMAT BUKU AGENDA SURAT MASUK ?NO? Alamat pengirim ?Tanggal ?No. Surat? Perihal? SURAT KELUAR NO ?Alamat ?Tujuan? Tanggal ?Perihal1.2.3.4.5.6.7.dst 9. Buku Expedisi Buku Expedisi berisi tentang bukti pengiriman surat yang dikirimkan kepihak luar. FORMAT BUKU EXPEDISI No ?Nomor Surat? Tanggal ?Alamat penerima ?Perihal Paraf1.2.3.4.5. dst Jenis-jenis administrasi umum sebagaimana dijelaskan diatas merupakan kelengkapan administrasi minimal diperlukan oleh kelompok. Semakin maju dan berkembang suatu kelompok, maka akan memerlukan jenis-jenis buku guna mendukung kelancaran pengelolaan kelompok taninya. Manfaat mencatat : 1. Untuk mengingat kembali tentang sesuatu hal 2. Untuk menilai dan mengetahui perkembangan usaha3. Sebagai Alat Bukti4. Sebagai DokumenMengapa Orang Tidak melakukan pencatatan ? 1. Tidak bisa menulis2. Tidak tahu apa yang harus ditulis3. M a l a s4. Belum merasa perlu, karena ;a. Masih bisa diingat-ingatb. Belum pernah mengalami masalah Kemungkinan yang bisa terjadi kalau tidak melakukan pencatatan ; 1. L u p a2. Terjadi kesalah pahaman3. Saling menyalahkan4. Kalau Skala Usahaa. Tidak tahu apakah usahanya untung atau rugib. Bisa terjadi pemborosanc. Bisa ditipu orangd. Bisa saling menyalahkan antar penjual dan pembeli