Dalam suatu organisasi, administrasi merupakan segenap rangkaian usaha bersama yang dilaksanakan sekelompok orang yang ada dalam wadah organisasi untuk mencapai suatu tujuan. Administrasi erat kaitannya dengan manajemen, wadah organisasi itu sendiri maupun kepemimpinan yang menjalankan administrasi itu. Demikian juga dengan administrasi kelompoktani Sebuah organisasi kelompoktani yang kuat dan maju sudah sepatutnya mempunyai administrasi kelompok yang baik dan benar untuk menunjang semua aktivitas yang dilakukan oleh kelompok tersebut.. Perangkat administrasi kelompoktani yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok. Dalam perangkat administrasi dibedakan menjadi dua bagian pokok yaitu : administrasi kegiatan dan administrasi keuangan. Dalam administrasi kegiatan , segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Sedangkan administrasi keuangan , segala catatan yang khusus berkaitan dengan keuangan kelompok. Selain itu bagi kelompoktani yang sudah maju, diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan administrasi lainnya. Jenis-jenis administrasi kelompoktani : 1.Administrasi kegiatan kelompoktani terdiri dari 11 dokumen yaitu : a) Buku Induk Anggota , merupakan dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok; b) Buku Tamu merupakan dokumen tertulis yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke dalam kelompok; c) Buku Notulen Rapat adalah dokumen berisi catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota; d) Buku Kegiatan kelompok, merupakan dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok,misalnya rencana kegiatan keompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok dan sebagainya; e) Buku produktivitas dan hasil Produksi, dokumen tertulis yang mencatat tentang segala hasil tingkat produktivitas panenan dan produksi usahatani seluruh komoditas yang diusahakan para petani yang dilaksanakan di wilayah kelompok tersebut, misalnya produktivitas dan produksi usahatani padi sawah, palawija, hortikultura maupun komoditi peternakan f) Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar, dokumen tertulis yang berisi catatan tentang surat-surat yang dibuat kelompok untuk para anggota maupun pihak luar serta surat-surat yang diterima kelompok dari pihak-pihak luar yang pernah dikirim ke kelompok g) Buku Ekspedisi, dokumen tertulis yang memuat tentang bukti pengiriman dokumen seperti surat maupun dokumen/ barang lainnya yang dikirim kepada para anggota maupun kepada pihak-pihak luar. h) Buku Kepemilikan Sarana/Prasarana Anggota, dokumen tertulis yang berisi tentang jenis -jenis sarana dan prasarana pertanian seperti alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki anggota kelompok. i) Buku luas Lahan Garapan dan usaha tani anggota, dokumen tertulis yang berisi tentang luasan areal lahan garapan anggota kelompok berupa lahan sawah,pekarangan, tegalan, kebun serta jenis-jenis usahatani yang dijalankan para anggota. j) Buku Pengurus, dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang menjadi pengurus kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama - nama pengurus di setiap periode kepengurusan ynag disepakati k) Buku Daftar Hadir, dokumen tertulis, yang berisi kehadiran petani yang menjadi anggota kelompok dam setiap kali kelompok mengadakan kegiatan 2. Administrasi Keuangan, terdiri dari 6 dokumen yaitu : a) Buku Kas, dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok yang menyangkut keluar masuknya keuangan kelompok b) Buku Iuran Anggota, dokumen tertulis yang mencatat tentang masuknya iuran dalam bentuk uang tunai maupun natura ke dalam kas kelompok c) Buku Tabungan Anggota, dokumen tertulis yang mencatat tentang masuknya tabungan dalam bentuk uang tunai maupun natura ke dalam kas kelompok d) Buku Inventaris , dokumen tertulis yang berisi tentang jenis barang, sarana dan prasarana pertanian seperti alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki kelompok baik yang berasal dari pembelian yang dilakukan kelompoktani maupun dari bantuan pemerintah. e) Buku penjualan, dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan penjualan hasil produksi usahatani yang dihasilkan kelompoktani yang dilaksanakan oleh anggota kelompok f) Buku Pembelian, dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan pengeluaran uang yang dipergunakan untuk membeli barang berupa alat dan mesin pertanian serta bahan baku usahatani berupa sarana produksi pertanian seperti pupuk, pestisida. Perangkat kelengkapan administrasi lainnya seperti Sekretariat kelompoktani, papan nama kelompoktani, stempel kelompoktani, Arsip surat masuk dan surat keluar, arsip dokumen Berita Acara Pembentukan kelompoktani, arsip Dokumen AD dan ART kelompoktani, Arsip dokumen Berita Acara Benah kelompoktani, rencana kerja kelompok atau Rencana Definitif Kelompoktani (RDK), Rencana Defenitif Kebutuhan Kelompoktani (RDKK), Rencana Usaha Anggota (RUA), Arsip Dokumen Biodata Anggota kelompoktani, Dokumen berupa papan data (monografi) kelompoktani, Peta wilayah kelompoktani. Mengingat administrasi kelompoktani ini sangat penting untuk perkembangan organisasi dan usaha kelompok sehingga perlu bimbingan para penyuluh pertanian secara rutin kepada kelompoktani. Disamping itu perlu adanya kursus tentang keadministrasian bagi pengurus kelompok dalam meningkatkan kemampuannya dalam mengelola administrasi kelompok. Perlombaan administrasi kelompok juga perlu dilaksanakan dalam rangka memotivasi pelaksanaan administrasi kelompoktani. Penyunting : Asia ( penyuluh BPPSDMP) Sumber Informasi : Balai Penyuluhan Pertanian Kaliasin Tangerang 2011. Administrasi Kelompoktani.