Administrasi pada dasarnya adalah segala pencatatan yang sistematis (menurut cara urutan waktu) yang dilakukan secara sistematis dan kronologis terhadap kondisi organisasi dan kegiatan yang dilakukan berkaitan dengan kegiatan usaha. Pencatatan administrasi non keuangan dapat digunakan sebagai : 1 Bahan monitoring dan evaluasi terhadap perkembangan organisasi berkaitan dengan kegiatan non keuangan2 Bahan bagi organisasi untuk mengambil keputusan3 Bahan untuk melakukan pengendalian organasasi dan kegiatan non keuangan Prinsip dan Langkah Pencatatan Administrasi non keuangan 1. Prinsip pencatatan dalam Administrasi non keuangan meliputi : a. Sistimatis, yaitu menurut cara-cara tertentu. Pencatatan harus dilakukan sesuai dengan blanko-blanko atau format-format yang telah ditentukan b. Kronologis, yaitu menurut urutan waktu. Pencatatan (pengisian blanko-blanko/ format-format) menurut waktu kejadian kegiatan) c. Informatif, yaitu dapat dipahami/dimengerti oleh orang lain. Hasil pencatatan harus dapat memberikan informasi. d. Auditable, yaitu hasil pencatatan harus dapat diperiksa dengan mudah 2. Langkah pengelolaan administrasi non keuangan adalah : a. Melakukan pencatatan segala sesuatu tentang organisasi, tentang kegiatan/usaha yang sedang berlangsung atau yang telah selesai. b. Melakukan penggolongan usaha/kegiatan non keuangan c. Mencatat hal-hal penting yang sesuai dengan jenisnya d. Membuat laporan 3. Jenis-jenis Buku Pencatatan Administrasi Non Keuangan a. Buku Daftar Anggota Buku ini digunakan untuk mencatat nomor induk dan identitas keanggotaan seluruh anggota termasuk pengurus, petugas, tim pengawas dan penasehat gapoktan sesuai dengan format yang telah ditetapkan, Buku ini diisi dan disimpan oleh sekretaris. Format Buku Daftar Anggota memuat : Nomor,, Nama lengkap, Jenis kelamin, Tempat/tgl lahir, Alamat, Pendidikan, Pekerjaan, Status perkawinan, Jumlah tanggungan, Jabatan di kelompok, Tanggal masuk kelompok, bisa ditambah lainnya b. Buku Agenda Surat Menyurat terdiri dari : 1) Agenda Surat Masuk Digunakan untuk mencatat surat yang diterima, diisi dan dsimpan oleh Sekretaris, format agenda surat masuk seperti : Nomor, Tgl Terima, Nama Instansi/ Lembaga dan Alamat Pengirim, Tgl surat, Nomor surat, Perihal, Lampiran Surat 2) Agenda Surat Keluar Digunakan untuk mencatat surat dari kelompok yang dikirim ke Instansi/Lembaga lain, diisi oleh sekretaris. format surat keluar : Nomor, Nomor Surat, Tanggal Surat, Perihal, Nama dan alamat Instansi/ Lembaga/ Individu yang dituju c. Buku Catatan Kegiatan/Usaha Digunakan untuk mencatat seluruh kegiatan/usaha, diisi oleh Sekretaris Gapoktan, format catatan kegiatan : Nomor, Tanggal, Jenis kegiatan, Peserta (orang), Tempat, Penanggung jawab dan Hasil kegiatan d. Buku Notulen Rapat Kelompok idealnya memiliki 2 buku notulen rapat yaitu :a) Buku notulen rapat pengurus saat menghadiri undangan rapak diluar kelompokb) Buku notulen rapat pengurus dengan petugas dan anggota di dalam kelompokDua buku notulen rapat ini mempunyai format yang sama dan digunakan untuk mencatat pelaksanaan dan hasil rapat, Hasil rapat berisi cacatan dalam bentuk kesimpulan yang dianggap penting termasuk masalah-masalah dan kesepakatan dan Tindak lanjut berisi catatan hasil rapat yang perlu ditindak lanjuti. Peserta yang datang pada rapat dan tanda tangan pada daftar hadir. Buku ini diisi oleh sekretaris Gapoktan atau anggota/petugas lain yang ditunjuk dan disimpan oleh sekretaris.format buku notulen rapat NOTULEN RAPAT1. Rapat tentang : ............................................2. Hari /tanggal/jam : ............................................3. Tempat : ............................................4. Pimpinan : ............................................5. Agenda/topik : ............................................6. Jumlah peserta rapat : ...... orang7. Hasil rapat : ............................................8. Tindak lanjut e. Buku Inventaris Barang Digunakan untuk mencatat semua barang milik kelompok, diisi dan disimpan oleh sekretaris atau petugas yang ditunjuk format pencatatan inventaris barangNomor, Tgl pengadaan, Jenis barang, Jumlah dan Kondisi barang f. Buku Daftar Hadir Digunakan untuk mencatat peserta yang datang dalam rapat-rapat maupun kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh kelompok. Diisi oleh masing-masing peserta yang datang dan disimpan oleh sekretaris.format daftar hadir : Nomor, Nama, Alamat, Jabatan dan Tanda tangan g. Buku Tamu Digunakan untuk mencatat identitas dan keperluan tamu yang berkunjung ke Gapoktan, Buku ini diisi oleh tamu yang bersangkutan dan disimpan di sekretaris, serta diperhatikan oleh pengurus terutama saran-saran untuk perbaikan.format buku tamu : Nomor, Tanggal, Nama, alamat instansi, Jabatan, Maksud / tujuan, Saran / pesan dan Tanda tangan Penulis : Yana Muyana,Sp /PPL WKPP Jaro Sumber : Buku Panduan Diklat Dasar Ahli Penyuluh Pertanian