Kelompok tani adalah kelembagaan milik petani, karena itu perlu ada pertanggung jawaban yang harus dilakukan oleh ketua dan pengurus kelompoktani.Idealnya bagi ketua dan pengurus kelompoktani harus mau dan mampu melakukan pencatatan administrasi. Administrasi kelompoktani dapat dimanfaatkan sebagai dokumentasi kelompoktani.. Pencatatan yang harus dilakukan dalam administrasi kelompoktani terdiri dari 2 macam adminisrasi yaitu administrasi kegiatan dan administrasi keuangan yang masing masing disajikan dalam buku buku khusus Administrasi kegiatan adalah administrasi yang dipergunakan untuk pencatatan kegiatan kegiatan kelompoktani. Sajian buku administrasi kegiatan kelompompoktani terdiri dari identititas anggota kelompoktani, identitas pihak pihak lain yang terlibat dengan kegiatan kelompoktani, administrasi catatan catatan hasil rapat dan pertemuan kelompok. Masing masing administrasi kegiatan kelompoktani tersajikan dalam buku yang berbeda guna untuk mempermudah dalam mempertanggung jawabkan kegiatan kelompoktani. Buku buku yang harus dimiliki oleh kelompoktani1. Buku Anggota KelompoktaniBuku anggota kelompoktani merupakan dokumentasi yang harus dimiliki oleh setiap kelompoktani. Isi dari buku anggota kelompoktani terdiri dari identitas dan biodata dari masing masing anggota kelompoktani..perkembangan usahatani yang dikelola petani anggota kelompoktani 2. Buku Tamu KelompoktaniBuku tamu kelompoktani merupakan dokumentasi yang harus dimiliki oleh setiap kelompoktani. Muatan data buku tamu kelompoktani berupa catatan kunjungan tamu yang berkunjung di kelompoktani. Rincian uraian isi buku tamu terdiri dari nama tamu yang berkunjung, tanggal kunjungan, tujuan berkunjung, saran saran, pendapat dan kesan kesan yang disampaikan tamu pada saat melakukan kunjungan ke kelompoktaniManfaat buku tamu bagi anggota kelompoktani :1. Dapat digunakan untuk bahan pertimbangan mengembangkan potensi kelompoktani2. Sebagai bahan evaluasi dalam menilai keberhasilan kelompok tani.3. Sebagai bahan catatan untuk perbaikan kemajuan kelompoktani 3. Buku kegiatan KelompoktaniBuku kegiatan kelompoktani merupakan buku dokumentasi yang harus dimiliki oleh setiap kelompoktani. Dokumentasi buku kegiatan kelompoktani menggambarkan kegiatan kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompoktani mulai dari kegiatan perencanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, monitoring dan evaluasi.Berkembangnya kelompoktani juga harus diimbangi dengan pengembangan catatan catatan administrasi kelompok disesuaikan dengan jenis kegiatan yang dilakukan kelompoktani. Dokumentasi buku kegiatan kelompoktani menggambarkan semua kegiatan rapat/ pertemuan kelompok dan sekilas kegiatan usahatani yang dikelola kelompoktani.. 4. Buku Notulen Rapat/Pertemuan kelompokBuku notulen rapat/pertemuan kelompok merupakan dokumen bagi kelompoktani dengan hasil rapat yang dilakukan kelompoktani. Dokumentasi notulen rapat berguna untuk mengetahui segala persoalan persoalan yang menjadi bahasan rapat/pertemuan kelompok.Manfaat pembuatan buku notulen rapat ; 1; Bagi kelompoktani mengevaluasi keberhasilan yang sudah dicapai kelompoktani dan juga kekurangan kekurangan yang menjadi bahasan rapat/pertemuan kelompok sebagai bahan tindak lanjut berikutnya. 2. Bagi pihak luar pencatatan dalam buku notulen rapat/pertemuan ini dapat menjadi bahan acuan dalam pembimbingan kelompoktani sesuai dengan apa yang disepakati dalam rapat/pertemuan kelompoktani5. Buku Keuangan KelompoktaniBuku wajib yang juga harus dimiliki kelompoktani adalah buku administrasi keuangan kelompoktani. Merupakan dokumentasi pertanggung jawaban pengurus kelompoktani dengan kegiatan kegiatan kelompoktani terkait aliran dana yang diterima atau dikeluarkan oleh kelompoktani. Pencatatan aliran dana yang ada dikelompoktani wajib dilaporkan dalam buku keuangan kelompoktani yang terbagi menjadi 1) buku keuangan kegiatan kelompok tani, 2 ) buku keuangan usahatani yang dikelola Nani Priwanti Soeharto PP – BPPSDMPSumber ;1. Seri Panduan Pemberdayaan KPK, Modul 3, Dinamika Kelompok dan Kerjasama Kelompok Proyek Peningkatan Pendapatan Petani Nelayan Kecil (P4K), Badan Pengembangan SDM Pertanian Departemen Pertanian 20032. Seri Panduan Pemberdayaan KPK, Modul 5, Pencatatan Kelompok Proyek Peningkatan Pendapatan Petani Nelayan Kecil ( P4K ), Badan Pengembangan SDM Pertanian Departemen Pertanian 2004