Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Alat pendukung yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip elektronik diantaranya sebagai berikut: 1). Media elektronik seperti laptop dan komputer sebagai alat penyimpan data; 2). Camera digital sebagai wadah mengabadikan proses pengarsipan; 3). Arsip berupa lembaran surat atau warkat yang akan diarsipkan; 4) dan media pendukung lainnya.Arsip elektronik diciptakan melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana proses ini membutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut :a. Tahapan Pengumpulan BahanArsip yang dipilih untuk dilayankan adalah dengan mempertimbangkan kegunaan arsip dimana arsip yang sering dicari oleh pengguna adalah yang menjadi prioritas utama, kemudian adalah arsip yang sudah rapuh atau rusak untuk menjaga, merawat maupun untuk pertimbangan perlindungan maka arsip-arsip yang sudah rapuh di dahulukan untuk dilayankan sehingga disamping sebagai fungsi pelayanan juga untuk fungsi perlindungan.b. Tahapan PemindaianTahapan pemindaian dimana arsip konvensional jenis tekstual dan jenis foto dilakukan pemindaian dengan alat pemindai yaitu scanner.c. Tahapan ManipulasiTahapan dimana arsip disesuaikan sehingga nantinya dapat digunakan pada aplikasi dengan baik.d. Tahapan Entry DataSetelah arsip elektronik dilakukan proses manipulasi dan arsip siap digunakan maka selanjutnya adalah melakukan entry data dimana data deskripsi arsip disesuaikan dengan arsip elektronik, sehinggapengguna dapat melakukan pencarian dari aplikasi ini dengan menggunakan kata kunci sesuai dengan deskripsi arsip dan dapat langsung melihat arsip elektronik hasil penemuan kembali tersebut.e. Tahapan Editing Dan KoreksiPada tahapan ini disamping dilakukan koreksi terhadap pengetikan deskripsi arsip juga dilakukan koreksi apakah data deskripsi arsip yang dientry sudah sesuai dengan arsip elektroniknya. Penyimpanan Arsip Elektronika. Tempat penyimpanan arsip elektronik aktif yang paling baik adalah hard disk local sehingga dapat cepat ditemukan mengingat fungsinya yang masih digunakan dalam administrasi harianb. Tempat penyimpanan arsip elektronik inaktif yang paling baik adalah hard disk eksternal sehingga saat diperlukan dapat secara cepat diambil untuk digunakanc. Tempat penyimpanan arsip elektronik statis yang paling baik dilakukan penilaian menggunakan beberapa parameter karena sifat arsip elektronik statis yang bharus dirawat dan dilestarikan sedangkan teknologi media simpan terus berubah Penemuan Kembali Arsip ElektronikPemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan. Cara Perawatan Arsip Elektronik a. Penggunaan perangkat keras (komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan baik sesuai prosedur.b. Menggunakan software asli (bukan bajakan)c. Mem back up data secara berkalad. Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.e. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata-rata antara 11-22 C dan kelembapan antara 45-65% RH. Manfaat Arsip Elektronika. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.b. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.c. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.d. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. e. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.f. Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.g. Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.h. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan membackup data ke dalam media penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan menrecovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pembackupan akan sulit dilakukan lagi. Dengan menerapkan pemeliharaan arsip elektronik dengan baik, diharapkan data informasi penting yang berada pada arsip elektronik akan bertahan lama sekaligus melindungi data tersebut dari pihak lain yang tidak berkepentingan. Selain arsip elektronik tersebut terdapat beberapa arsip media baru yang lain. Penulis : NarindrawatiSumber Tulisan dan Gambar : http://wiregarasiyendri.blogspot.co.id