Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang di susun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi tersebut di susun berdasarkan urutan abjad. Adapun keuntungan penggunaan sistem abjad adalah: Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu, Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map, Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan dan Mudah diterapkan.Sedangkan kerugian sistem abjad adalah: Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya, Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terpisah dalam penyimpanannya, Harus mempergunakan peraturan mengindeks dan banyak orang yang memiliki nama sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip.Langkah – langkah/prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah sebagai berikut : a. Memeriksa surat/berkasSebelum surat di simpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan disimpan. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut masih belum selesai prosesnya.b. Mengindeks surat/berkasSurat di baca, kemudian di tetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang di indeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka yang di indeks adalah nama tujuan.c. Mengode surat/berkasKode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad di ambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nama yang telah di indeks. Tulislah kode pada surat/ arsipnya.d. Menyortir suratMenyortir surat adalah mengelompokan surat – surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu "mondar mandir". Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat yang bersamaan dalam jumlah yang banyak.e. Menempatkan surat/berkasLangkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip yang pada tempatnya. Tempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah di tetapkan. Surat yang sudah disimpan, pada suatu saat dapat di cari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan adalah apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal penting yang harus di ingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Ini sangat penting dilakukan karena seringkali kehilangan arsip di sebabkan karena peminjaman yang tidak tertib, artinya peminjaman tidak di catat. Kehilangan arsip berarti kehilangan informasi.Langkah – langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut.a. Menentukan judul surat Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat masuk) atau nama yang di tuju (surat keluar).b. Menentukan indeksJudul surat kemuadian di indeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan/organisasi.c. Menentukan kode/suratNama yang sudah di indeks kemudian di tentukan kode suratnya, sebagai pedomanan/alat bantu untuk mencari arsipd. Mencari arsip di tempat penyimpananArsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.e. Mengambil suratJika arsip tersebut adalah benar arsip yang di cari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)f. Memberikan arsip kepada peminjamanArsip selanjutnya diberikan kepada peminjaman disertai lembar peminjaman arsip (lembar 2) untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.g. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler fileLembar pinjam arsip (disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip terhadap arsip – arsip yang dipinjam. (narindra) Sumber tulisan dan gambar : Blogspot ai citra cadilla